ビジネス

【ビジネスチャット特集】メールのビジネス定型文はどれくらい時間を無駄にしている?

2017年02月23日
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まだまだ寒くなる今日このごろ、オフィスの気温調節も難しくなってきました。(総務の皆様お疲れ様です……)
自宅だと部屋が寒いときはキーボードを打つ手もかじかんでうまく打てなくなりますね。
そんなある日ふと考えました。

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”ビジネスメールの定型句ってどれだけの時間を消費しているの?” 

という疑問……。
そして一度考えたが最後、気になって気になってしょうがなくなってしまいました!
例えばビジネスメールには定型句があるじゃないですか。
以下のような文言はビジネスに携わっていれば誰もが見たことがある文面ではないでしょうか。

——————–
◯◯さん

お疲れ様です。△△部の✕✕です。

(本題)

何卒よろしくお願いいたします。
——————–

しかし普段ビジネスチャットを使ってコミュニケーションするときは上部の「お疲れ様です。」も最後の「何卒よろしくお願いいたします。」も書かないことが多いですよね(特に後者)。それで怒られたりもしないし、もしかしたらむっとするタイプの上司や同僚もいるかもしれませんが表面上は仕事はちゃんとまわっています。さらには最近ニュースなどでビジネスの無駄な定型句って無駄になっているのでは?という疑問が話題ですよね。なので、どれくらい無駄になっているのかを計算したいと思います。

close up of man hand holding hourglass.

まずは実際のところを調査してみました。
社内の同僚に協力を仰ぎ7人ほど集めて実験してみました。

実験としてはちゃんと比べられるように同じ文章を打ってもらうことにします。
下記が実験のルールです。

■ルール1
メールクライアントを開く時間や閉じる時間は数えない
純粋なタイピングの時間

■ルール2
タイプミスしてもそのまま続行

■ルール3
予測変換は使ってはだめ
(コレは迷いましたが、人によって大きく結果が変わってしまうため)

また例文は色々検討した結果、シンプルに以下にすることにしました。

————–
鈴木さん

お疲れ様です。佐藤です。

何卒よろしくお願いいたします。
————–

さて、これで実際にやってみました。
さっそくですが結果を共有します!
デデン!

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平均16秒くらいになりました。
みんなで競うくらい必死にやってくれたので楽しかったです。

弊社はIT企業なので日常的に皆がメールを打っているので普通の企業より早いかもしれませんね。
意外だったのが毎日ものすごい量の文字をタイピングしているエンジニアの皆さんが意外に他の部署よりも結果が悪かった点。予想としては今まで社内メールを沢山送ってきたひとに軍配が上がっているのではないでしょうか(エンジニアはそんなに社内にメールとか送らないですからね)。一般的なビジネスパーソンが1日に送信するメールは約12通(※1)ですから、その半分の6通が社内メールだと仮定すると

 16.4×6 ≒ 98秒

1日一人あたり約100秒の時間を「お疲れ様です。」と「何卒よろしくお願いいたします。」に使っていることになります。
なんだか新鮮ですね。

これが100人の会社だと167分……!

1日約3時間近い時間が「お疲れ様です。」と「何卒よろしくお願いいたします。」で消費されていることに……!
恐るべし 「お疲れ様です。」「何卒よろしくお願いいたします。」の文化……!

いかがだったでしょうか?

この結果に対してどう考えるかは当然各企業様次第なのですが、私としては意外と多いなと感じました。もちろん形式や文化は大事です。こういったビジネスメールの基本的なマナーも円滑な仕事やコミュニケーションにはなくてはならないもの。ただし、緊急時や効率を優先するビジネスシーンではメリハリをつけていきたいですよね。

迅速な決済や業務連絡の効率化、必要な情報を必要なときに必要な分だけ行き届かせるソリューション。
ビジネスチャットはこれからの時代に無くてはならない存在感を発揮していきそうですね。

※1 一般社団法人日本ビジネスメール協会 ビジネスメール実態調査2016より

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